De grootste frustraties van HR-professionals, herken je ze?

De HR-functie verandert, maar nog niet zo ingrijpend als al jaren wordt verwacht. Zo neemt de omslag van HR naar de rol van ‘businesspartner’ nog niet zo’n vaart en kan er veel efficiënter gebruik worden gemaakt van automatisering. De tools zijn beschikbaar, maar de inrichting van systemen of het gebruik ervan, is in veel gevallen nog niet optimaal. De HR-professional houdt zich in de dagelijkse praktijk namelijk nog vooral bezig met operationele taken; de ‘waan van de dag’, zoals een groeiend aantal administratieve taken. Ondertussen zijn de verwachtingen vanuit de organisatie vaak tegenstrijdig. Herkenbaar?

Van personeelsbegroting en –planning, tot loopbaangesprekken, organisatieontwikkeling en arbeidsvoorwaarden; je houdt nogal wat ballen in de lucht als HR-professional. Dát maakt het vak mooi. Maar niet als je ondertussen een dagtaak hebt aan administratieve werkzaamheden die ermee gepaard gaan én inefficiënte datasystemen. Frustraties zijn het logische gevolg. Centric vraagt Mark van der Pijl, Lead consultant digitale transformatie HR binnen Centric, wat volgens hem de grootste frustraties van HR-professionals zijn.

1. Teveel administratieve taken, te weinig tijd voor strategie

Het registreren van de personeelsadministratie, bijhouden van personeelsdossiers, rapportages draaien, et cetera. De gemiddelde HR-professional besteedt veel tijd en moeite aan de administratieve taken die horen bij de kernactiviteiten. Dit terwijl ze – volgens Van der Pijl – meer toe willen naar de rol van businesspartner. “De organisatie helpen om verder te komen, nadenken over competenties die nodig zijn, wat er ontbreekt, welke vraag er vanuit de markt ligt en hoe je als organisatie bekend staat bij young professionals. Administratie is daarbij absoluut belangrijk, maar kan veel efficiënter, zodat er meer tijd overblijft voor de andere belangrijke HR-taken.” Dat HR-professionals niet toekomen aan wat éigenlijk van ze wordt verwacht, lijkt een van de grootste frustraties te zijn.

2. Ontbreken van goede HR-analytics om datagedreven beslissingen te nemen

Het staat hoog op het lijstje van veel HR-professionals: het gebruik van HR-analytics. Voor inzichten in het personeelsbestand bijvoorbeeld; hoe is het opgebouwd, wat is het leeftijdsbestand, welke competenties zijn aanwezig, wat ontbreekt of is er nodig om verder te ontwikkelen? Met deze data kun je als HR-professional gefundeerde beslissingen nemen. HR-analytics kan een organisatie veel opleveren, míts de data volledig is ingevoerd. Helaas hebben veel organisaties dat volgens Van der Pijl nog niet op orde, omdat ze nog niet gedigitaliseerd zijn. “Om het eruit te halen, moet het erin zitten én moet het gebruikt worden binnen de organisatie. Aan een systeem dat als ‘lastig’ wordt ervaren heb je niets. Zo’n systeem moet gemakkelijk en laagdrempelig zijn, zodat iedereen ermee kan werken. Dan hoef je maar één keer alles in te voeren in plaats van drie keer, bijvoorbeeld bij indiensttreding. Als je als HR-afdeling een goed gevuld systeem hebt, werkt dat tijd- en dus kostenbesparend.”

3. Hoog verloop en/of ziekteverzuim

Een derde grote frustratie voor HR-professionals: hoog ziekteverzuim of verloop van personeel. Een hoge kostenpost voor de organisatie, omdat het gaat gepaard met verlies van kennis, maar ook met kosten voor vervanging. Want de werkzaamheden gaan gewoon door. Van der Pijl: “Op korte termijn staat verzuim vooral gekoppeld aan kosten wegens vervangingswerkzaamheden. Bij lang verzuim, betekent het vooral verlies van kennis. Als iemand een jaar verzuimt, is ook die kennis een jaar niet beschikbaar. En als iemand uit dienst gaat, vervalt die kennis en kunde helemaal. Dan moet er nieuw personeel geworven worden. Daar gaat veel tijd in zitten. Zeker als het verloop hoog is, kan ik me de frustratie van een HR-professional voorstellen.”

4. Het elke keer opnieuw moeten uitzoeken van wet- en regelgeving

Als HR-professional moet je zorgen dat er wordt voldaan aan allerlei wet- en regelgeving. Regels die vragen om controle en veel administratief werk met zich meebrengen. “Bijvoorbeeld als een medewerker een studie wil volgen. Wat zijn dan de regels, vergoeden wij deze studie wel of niet en tot welk bedrag mag dat dan gaan, welke papieren hebben we daarvoor nodig… Als je dit als HR-professional zelf moet uitzoeken, iedere keer weer. Dát levert frustratie op”, noemt Van der Pijl.

Volgens hem zijn deze variabelen eenvoudig te toetsen door middel van automatisering. Hoe fijn is het voor de HR-professional dat elke medewerker zijn studie, bijvoorbeeld, geheel geautomatiseerd kan aanvragen en het systeem hem vertelt hoeveel hij vergoed krijgt en welke documenten hij ervoor moet inleveren, en dat de HR-manager alleen een waarschuwingsmelding krijgt wanneer het fout gaat? Automatisering scheelt een hoop tijd, én neemt frustraties weg. Niet alleen bij de HR-professional, maar ook bij de medewerker zelf. Van der Pijl: “Want die wil meteen antwoord hebben. Niets is zo vervelend als wachten!”

Is digitalisering de oplossing?

De behoefte aan automatisering van HR is wel degelijk aanwezig en de mogelijkheden – de tools – zijn beschikbaar. Toch loopt het niet zo’n vaart met het gebruik ervan. Terwijl digitalisering bij de bovengenoemde frustratiepunten een mogelijke oplossing zou kunnen bieden. Maar wel: volledige, efficiënte én consistente automatisering. Tools die laagdrempelig zijn en niet als lastig worden ervaren. Die tools zijn beschikbaar. Het gaat nu met name om de zoektocht naar de juiste tool op de juiste plek én de juiste invulling ervan. Want heb je het niet goed op orde, dan kost het alleen maar meer tijd en moeite. Het gevolg? Nog meer frustraties!

Meer lezen?

Hoe krijg je als HR-manager meer tijd voor strategisch HRM? En waar zou je je dan mee bezig moeten houden? Centric vertelt je hier meer over in het whitepaper ‘HR-manager hoe krijg je jouw handen vrij voor strategisch HRM?’

Over Mark

Mark van der Pijl

Mark van der Pijl

Expert Digitale Transformatie

Mark van der Pijl is Lead consultant digitale transformatie HR binnen Centric. Vanuit die rol ondersteunt hij organisaties bij de implementaties van nieuwe HR-technologie. Daarnaast heeft hij een adviserende rol bij de aanpak van digitaliseringsvraagstukken binnen het HR-domein. Hij zet zich dagelijks in om organisaties wendbaarder te maken met digitale oplossingen voor HR.

eHRM voor de wendbare organisatie

Een één op één demo aanvragen wanneer jou dat uitkomt?

Over Motion

Motion bedient iedereen en is ongekend laagdrempelig. Medewerkers, leidinggevenden en HR-professionals kunnen altijd en overal met hun favoriete apparaat in Motion aan de slag. Thuis met je mobiel een foto maken van een bonnetje om een declaratie in te dienen. In de trein op je tablet even dat gespreksverslag nalezen… Het kan allemaal met Motion.

Social Media