Zo creëer je ruimte voor je rol als HR-regisseur: 5 tips

Zo creëer je ruimte voor je rol als HR-regisseur: 5 tips

Mark van der Pijl, expert digitale transformatie binnen Centric Netherlands


Als HR-manager nog altijd te veel administratieve taken op je bord en te weinig tijd voor strategie? Moeite om processen te doorbreken die zo gaan “omdat we dat al jaren zo doen”? Zoals ik in mijn eerdere blog schreef, levert de waan van de dag de nodige
frustraties op bij HR-managers. Hieruit stappen is moeilijk, maar…. niet onmogelijk! De stap naar automatisering hoeft geen moeizaam traject te zijn, met kleine stappen kom je al een heel eind. Denk aan kleine aanpassingen waarmee je HR-werkzaamheden efficiënter kunt organiseren. In dit blog een aantal tips waar je direct je voordeel mee kunt behalen.

 

Tip 1: Automatiseren? Maak je business case op orde.

Moeite om de directie te overtuigen dat processen efficiënter kunnen met behulp van digitale tools? Staat de organisatie huiverig tegenover veranderingen? Veel bedrijven lopen er tegenaan. Vaak krijg je de organisatie mee door een goede business case te maken. Breng in kaart welke kosten er zijn gemoeid met bepaalde processen en wat het gaat opleveren als deze worden geautomatiseerd. Neem bijvoorbeeld de verwerking van declaraties. Een eenvoudige rekensom gaat je hierbij helpen. Voorbeeld: er werken 500 medewerkers in je organisatie die op jaarbasis gemiddeld 5 declaraties indienen. Het verwerken van een declaratie kost ongeveer 10 minuten. Op jaarbasis is HR dan ruim 10 weken fulltime bezig met het verwerken van declaraties. Reken daarbij het uurloon van een HR-medewerker en je hebt een indicatie van het bedrag dat je kunt besparen als je het proces digitaliseert. En dan heb je het alleen nog over de declaraties.

 

Tip 2: Durf los te laten: probeer niet alles in eigen hand te houden.

Loslaten is moeilijk, maar sommige taken kun je beter aan de leidinggevende overlaten. Heeft de leidinggevende een declaratie goedgekeurd, waarom moet HR daar dan nog eens naar kijken? Vertrouw op je mensen en laat het bij ‘de bron’. Neem bijvoorbeeld het casemanagement en de administratieve zaken die komen kijken bij het ziekteverzuimproces. Dat kan de leidinggevende veel beter dan een HR-afdeling dat kan ‘op afstand’. De leidinggevende kent de medewerkers, de achtergrond, de inhoud van de functie, de dagelijkse gang van zaken en kan daardoor beter inschatten wat de medewerker misschien nog wél kan doen. HR neemt hierin dan een meer ondersteunende, faciliterende rol. HR heeft immers de kennis in huis van procedures en wetgeving. Met behulp van bijvoorbeeld microlearnings kun je die kennis waarborgen en medewerkers hiermee faciliteren. Maak korte filmpjes van een paar minuten waarin een onderwerp wordt toegelicht. Het maken van die filmpjes kost wel tijd, maar je zorgt wel dat informatie direct toegankelijk is. Dit is veel efficiënter dan wanneer de medewerker het zelf moet uitzoeken.

 

Tip 3: Breng je administratieve processen in kaart: waar kan het leaner?

Zijn er misschien onnodig veel mensen betrokken bij sommige processen, of kun je ergens overbodige taken schrappen? Hier valt al veel winst te behalen. Denk bijvoorbeeld aan een declaratieproces. Soms gaat een declaratie ter goedkeuring eerst naar de leidinggevende, vervolgens naar de HR-manager en tot slot nog naar de directeur. Zijn die laatste 2 echt relevant in dit proces of is het zo ‘gegroeid’? Waarschijnlijk kunnen de HR-manager en directeur er tussenuit en kun je zo je proces slimmer maken. Belangrijk daarbij is om het vertrouwen te durven neerleggen bij medewerkers en leidinggevenden. 

 

Tip 4: Probeer niet het wiel opnieuw uit te vinden.

Kies je voor software, maak dan gebruik van standaarden die op de markt beschikbaar zijn in plaats van het wiel opnieuw uit te vinden. Met name voor processen als declaraties, ziekteverzuim en verlof bestaan standaarden die eenvoudig zijn te implementeren én snel tijdswinst opleveren. Deze tools zijn niet helemaal op maat gesneden, maar je weet wel zeker dat je processen lean en efficiënt zijn ingericht, door de jaren heen. 

Richt je daarom op de gangbare processen, niet op de uitzonderingen. Want wil je een systeem op maat, waarin je rekening houdt met alle mogelijke uitzonderingsgevallen (‘wat áls een medewerker zijn functioneringsverslag niet binnen 30 dagen ondertekent…’), dan krijg je prachtige workflows die volledig zijn toegespitst op de organisatie…. Maar die zijn ook ontzettend onderhoudsgevoelig. De implementatietijd is veel langer én als je als organisatie de projectstructuur wijzigt, moet je die mooie workflow weer helemaal ombouwen.

 

Tip 5: Kies één waarheid.

Stel: de leidinggevende van productie vraagt bij HR-medewerkster Annette de verzuimgegevens op. Welk rapport gebruikt zij dan? En gebruikt haar collega dezelfde gegevens of net een ‘ander rapportje’ als de manager logistiek die ziekteverzuimgegevens opvraagt? Veel organisaties hebben meerdere ziekteverzuimrapporten, soms zijn er in de loop der jaren wel 15 verschillende rapportages aangemaakt op basis van eenmalige verzoeken. Zorg dat rapporten worden opgeschoond en kies je standaarden: op welke manier wil je je verzuimcijfers gepresenteerd hebben, welke berekeningsmethodiek is van toepassing? Meten is weten, maar dan is het wel van belang dat je met dezelfde cijfers rekent.

 

Tot slot: Begin met het ‘laaghangend fruit’

Maak je de stap naar automatisering? Begin dan klein: start met kleine tools die snel voordeel opleveren, zoals voor declaraties, ziekteverzuim en verlof. Pluk je dit zogenoemde ‘laaghangend fruit’, dan ben je binnen een paar weken ‘up en running’, met een gegarandeerde return of investment op jaarbasis! Op langere termijn kun je dan altijd uitbouwen naar grotere zaken als werving en selectie, talent management en digitale personeelsdossiers. 

Maar let op: ga niet te gefragmenteerd te werk. Dan bestaat het gevaar dat je overal verschillende tooltjes voor hebt, met aparte inlogs en gegevens (die in elke tool moeten worden gewijzigd als een medewerker wisselt van functie of afdeling). Dat werkt niet. Kies voor een totaaloplossing, zoals een suite waarin alles is geïntegreerd en medewerkers maar één keer gegevens hoeven in te voeren of aan te passen. Efficiënter kan niet! 

Meer weten over strategisch HRM?

Hoe krijg je als HR-manager meer tijd voor strategisch HRM? En waar zou je je dan mee bezig moeten houden? Centric vertelt je hier meer over in het whitepaper ‘HR-manager hoe krijg je jouw handen vrij voor strategisch HRM?’

Over de auteur

Mark van der Pijl

Mark van der Pijl

Expert Digitale Transformatie

Mark van der Pijl is Lead consultant digitale transformatie HR binnen Centric. Vanuit die rol ondersteunt hij organisaties bij de implementaties van nieuwe HR-technologie. Daarnaast heeft hij een adviserende rol bij de aanpak van digitaliseringsvraagstukken binnen het HR-domein. Hij zet zich dagelijks in om organisaties wendbaarder te maken met digitale oplossingen voor HR.

Interview: “Zonder tooling kunnen wij geen HR bedrijven”

– Ingrid Vlaming en Miriam Bosma van Centric Netherlands aan het woord

Social Media